3か月でできる決算対策

経営陣や営業担当者は、遠方への出張などのため、多額の立替経費が発生することがあります。一時的にとはいえ多額の自己負担となることがありますので、それを回避するために仮払金制度を導入している会社もあります。

領収書などを経理に回して経費支給を受ける立替経費の精算作業というのは、（経営陣の場合は特に）後回しにされがちです。 　

通常月であれば、立替経費の精算が例え翌月になったとしても、そう大きな問題にはなりません。しかし、決算月の場合は違います。例えば、3月決算の会社で「3/31の交通費の領収書」は、今期決算に入れないといけません。逆に、「4/1の領収書」は、来期決算に取り込むことになります。実務上は、決算後に経営陣から、「あ、ごめん、こんな領収書もあったわ」などと言われて、仕方なく今期の領収書を来期決算に取り込んでいるケースもあるようです。

後の税務調査時にもめないためにも「正しい決算を組む」ことが大切ですので、経営陣には早めの経費精算をお願いするようにしましょう。 　

経費精算をきちんと行うと、今期分の経費を来期ではなく今期に計上することになりますので、節税となります。 　

また、事前に仮払金が発生していて、その精算が決算までに行われていないと、貸借対照表の資産の部に「仮払金」又は「立替金」が残ってしまうことになります。これらの経過勘定科目が決算書に計上されているのは、格付審査上マイナスです。決算までにきちんと経費精算を完了して、仮払金等は0円になるようにしましょう。

最後に、経費精算のやり方ですが、中小企業では、毎日又は毎週単位で、各人が領収書を経理にもっていき、その都度現金精算しているケースが多いです。しかし、この「都度現金精算方式」であると、経理部に小銭が常に必要となること、経理部の事務手続きが煩雑になることなどデメリットが多いですので、オススメできません。 　

出来れば、図にあるようなエクセルシートを各人が作成し、その裏に領収書を添付して、そのシートを経理部に回すようにしてください。支払いについても、現金での手渡しは行わず、給与支給時に一括して振り込むようにしましょう。この場合、1ケ月分の立替金額が高額になる人は、別途仮払申請をしてもらって対応します。